日程調整のメールの往復は、AIに候補を3つ出させる形で試作できる

お客様との日程調整は、メールを何往復もして、意外と時間を取られます。「来週のどこか、空いていますか」「では水曜の午後で」といったやりとりです。僕は、2026年の9月に、この往復をAIに組ませる試作を作りました。この記事では、その試作の流れと、送信を止めたまま安全に試す方法を書きます。

候補を3つ出して、返信を読む

2026年の9月2日、僕は、候補提示型のオートメールの試作を進めていました。流れは、4段階です。まず、空いている枠を探します。次に、その中から候補を3つ選んで提示します。続いて、相手の返信を読み取ります。最後に、予約を確定します。この1往復が、試作として通りました。

困りごとは、日程調整のやりとりに手間がかかることでした。候補を自分で考えて、返信を読んで、予定表に入れる。この作業を、AIに組ませたかったのです。

ただ、このとき、送信は栓をしたままにしました。お客様に実際にメールを出す段階までは、まだ進めずに、本文をファイルとして書き出して確かめる形に代えたのです。その結果、AIで予約の往復を組む試作ができる、というところまで進みました。

送信は、最後に開ける

ここで分かったのは、メールの本文を作ることと、送ることを、分けて考える大切さです。本文を作る段階では、何度でも直せます。送る段階は、取り消せません。

今日から真似できる手順

画面や道具は変わるので、考え方を書きます。

1. 往復の流れを、紙に書く

日程調整の流れを、「候補を出す」「返事を受ける」「予定に入れる」「確認を返す」の4つに分けて、書き出します。自分が毎回やっていることを、そのまま書けば足ります。

2. 候補を決める決まりを作る

候補を3つ出すときの決まりを、決めます。「午前と午後を混ぜる」「3日以内は避ける」「同じ曜日が続かないようにする」といった、簡単なものです。AIにこの決まりを渡すと、同じ基準で候補を作ってくれます。

3. 本文は、ファイルで出させる

AIに、メールの本文を、画面ではなく、ファイルとして書き出してもらいます。ファイルを自分で開いて、読んで、直します。送るボタンは、まだ押しません。

4. 自分宛てに、試す

最後に、お客様ではなく、自分宛てのアドレスに、試しで送って、往復を通してみます。返信の読み取りと、予約の確定が正しく動くかを、自分で確かめます。

返信の読み取りで、起きやすいこと

相手の返信は、人によって、書き方がばらばらです。「水曜で」「2番目でお願いします」「午後ならいつでも」と、いろいろな形で返ってきます。AIが読み取りを間違えると、違う日時で予約が入ってしまいます。そこで、読み取った日時は、確定の前に、相手へ確認の一文を返す形にします。「水曜の15時で、よろしいでしょうか」と、もう一度確かめるのです。この1往復を足すだけで、取り違えの多くは防げます。

試作を、本番に近づけていく順番

試作が通ったら、いきなり全員には使いません。まず、社内の人に試してもらいます。次に、気心の知れたお客様1人に、事前に伝えたうえで使います。最後に、少しずつ範囲を広げます。各段階で、「候補が合っていたか」「返信を読み取れたか」「予約が正しく入ったか」を、記録して確かめます。

候補の出し方で、返事の早さが変わる

候補を3つ出すとき、日にちが離れすぎていると、相手は選びにくくなります。反対に、近すぎると、都合が合わないことが増えます。僕のおすすめは、「近い日、中くらいの日、少し先の日」を1つずつ混ぜることです。相手の予定に合わせて、選びやすくなります。候補の下に、「どれも合わなければ、ご都合の良い日を教えてください」と一文添えておくと、行き止まりがなくなります。

予約を確定した後の、動き

予約が決まったら、確認のメールを返し、予定表に入れ、前日に思い出させる連絡を出します。この後ろの流れも、AIに組ませられます。ただし、前日の連絡のような、時間をおいて自動で送るものは、間違えたときの影響が大きいので、最後に試します。まずは、「候補を出す」「返事を読む」の前半だけを、確実に動かしてください。

試作の記録を、残す

試作の段階でも、記録は大切です。どんな候補を出し、相手がどう返し、AIがどう読み取ったかを、1件ずつ残します。あとで読み返すと、AIが取り違えやすい返信の形が見つかります。見つかった形は、AIへの注意書きに足せます。

気をつけること

予約の確定は、お客様の時間を約束する行為です。AIに任せきりにせず、確定の前に、自分が見られる形にしておいてください。また、お客様のメールアドレスや名前を、AIの道具に渡すときは、個人情報の扱いの決まりを確かめます。

今から始める社長へ

日程調整の往復は、仕組みにしやすい仕事の1つです。本文はファイルで出させ、送信は最後まで栓をしておく。この順番を守れば、安心して試作できます。まずは、自分が直近で行った日程調整のやりとりを、1つ選んで、4つの流れに書き出してみてください。