もし社長が倒れても仕事が止まらないように。3年分の記録を、置き場にためておく

社長が急に倒れたら、会社の仕事は、どうなるのか。考えたくないことですが、備えておくと、安心できる問いです。この記事では、2026年3月14日に僕が語った、「もし本人が倒れたら」の物語を、社長向けにまとめます。

もし本人が倒れたら

2026年3月14日、僕は、「もし本人が倒れたら」という物語を語りました。社長の頭の中にしかない、お客様とのやり取りや、考え方があります。それが、会社の弱点にもなります。その弱点を、備えに変える方法を、考えました。

3年分の記録を、置き場に入れる

僕が描いたのは、Obsidianという置き場に、3年分の音声の文字起こしや、メールなどを入れておく姿です。考え方や、お客様とのやり取りが、置き場にあれば、本人がいなくても、AIが読んで、対応できます。たとえば、お客様から連絡が来たとき、過去のやり取りを、AIが読んで、返信の下書きを作れます。

仕事の代わりが、動ける

この物語では、いくつかの案件のやり取りまで、AIが対応する姿を描きました。社長の代わりに、すべてを決めるのではなく、記録に基づいて、仕事を回し続けます。大事な判断は、人が行います。

自分の会社で備える手順

ここからは、社長が自分の会社で備える手順の提案です。

1. 頭の中にしかない物を書き出す

自分しか知らない情報を、書き出します。お客様ごとの癖、取引先との約束、毎月の決まった作業などです。

2. 音声で話して記録する

書くのが大変なら、話して、録音します。スマホで、1回5分、1日1つの話題で十分です。

3. 置き場に集める

録音の文字起こしや、大事なメールを、1つの置き場に集めます。名前に、日付とお客様の名前を入れます。

4. 連絡先と権限の一覧を作る

誰に連絡するか、どの口座や道具にどう入るかの一覧を、安全な場所に置きます。

権限の渡し方は、慎重に

もしもの時に、誰に何を任せるかを、前もって決めておきます。AIに、すべての権限を渡すのは危険です。銀行や、お金に関わる操作は、信頼できる人に、権限を預ける形が安全です。

日々の記録が、備えになる

もしもの備えは、特別な作業ではありません。日々の打合せや、お客様とのやり取りを、記録として残す習慣が、そのまま備えになります。続けるうちに、会社の記憶が、置き場にたまっていきます。

よくある疑問：AIに任せるのは、不安です

不安は、当然です。AIに任せるのは、記録を探す、下書きを作るなど、確認できる仕事からにします。最後の判断は、人が行います。

家族や社員にも伝える

備えがあることを、家族や、信頼できる社員に、伝えておきます。置き場の場所と、使い方を、紙に書いて渡します。伝えていなければ、備えがあっても、使えません。

最初に残す記録の選び方

最初に残す記録は、お客様との大事なやり取りと、毎月決まってやる作業です。多すぎると続かないので、5件に絞ります。絞ると、置き場がすっきりします。

声の記録の取り方

スマホの録音機能で、1回5分、話すだけで記録になります。移動中や、散歩の途中に話すと、続けやすいです。文字起こしは、AIに任せます。

判断の理由を残す

記録には、決めたことだけでなく、なぜそう決めたかも残します。理由があると、代わりに動く人も、同じ考えで判断できます。理由の記録が、社長の考え方の記録になります。

家族や社員と共有する

記録の置き場と、使い方は、信頼できる人と共有します。年に1回、一緒に見直す日を作ると、備えが生きた形で続きます。備えは、使われてこそ意味があります。

備えを、年に1回見直す

備えは、年に1回、見直します。置き場の中身が古くなっていないか、連絡先が変わっていないかを、確かめます。誕生日や、決算の時期など、決まった日に見直すと、忘れません。

小さな備えから始める

大きな備えを考える前に、今日できる小さな備えから始めます。大事な契約書の置き場を、家族に伝えるだけでも、立派な備えです。小さな備えを積むと、安心が増えます。

日々の声を、記録にする

日々の仕事で話したことを、録音しておくと、考え方が自然に残ります。文字にしておくと、AIにも読ませられます。続けると、社長の頭の中が、少しずつ、会社の記録になります。

備えを話し合う場を作る

備えは、1人で抱えず、家族や信頼できる人と話し合います。年に1回、30分だけ、「もしものとき、どう動くか」を話します。話し合いの内容は、メモに残して、置き場に入れておきます。

備えのチェック表

備えの状態を、チェック表にします。「置き場の場所を、家族が知っている」「連絡先の一覧が、最新である」のように、はい・いいえで答えられる形にします。年に1回、表を見直すと、抜けに気づけます。

気をつけること

記録には、お客様の個人情報が含まれます。置き場の鍵の管理を、しっかり行ってください。法律や、契約に関わる備えは、専門家にも相談するのがおすすめです。

今から始める社長へ

自分しか知らない情報を、3つだけ書き出してみてください。それが、会社を守る、最初のメモになります。