場面4「やったことを、残して引き継ぐとき」 25/27本目

会社の記録をAIに探させたい。第2の脳は、ただのフォルダから始め、止まる線を先に書く

教科書でいうと → 第7章「会社の第2の脳」（解説動画つき）

会社の記録が、あちこちに散らばっていて、必要なときに見つからない。AIに探させたいが、何から始めればよいか。そんな社長に向けた記事です。この記事では、2026年10月2日に僕がまとめた、会社の第2の脳のセットアップの考え方を、社長向けにまとめます。

会社の記録を、AIに探させたい

2026年10月2日、僕は、あるお客様向けに、AIエージェントで作る、会社の第2の脳のセットアップ手順書を作りました。お客様の困りごとは、会社の記録をAIに探させたい、ということでした。自分が使っている第2の脳の作り方を、お客様に渡せる形にまとめたのが、この日の仕事です。

使ったのは、Obsidianという道具です。Obsidianは、ただのフォルダです。だから、AIが、そのまま読めます。特別なデータベースに入れる必要はありません。普通のフォルダと、文字のファイルがあれば、始められます。

会社で使うときに、僕が大事だと考えたのは、止まる線を、最初から指示書に入れることです。AIが勝手に進めてはいけない範囲を、先に書いておくのです。「お客様に送信しない」「ファイルを削除しない」「お金に関わることは、人に確認する」などです。

ここからは、社長が自分の会社で作る手順の提案です。

会社の記録を置く、フォルダを1つ決めます。名前は、「会社の記録」のように、分かりやすい物にします。

フォルダの中を、「お客様」「契約」「議事録」「手順書」のような箱に分けます。5〜7個で足ります。

メモは、文字のファイルで置きます。表や写真は、箱の中に入れ、名前に日付を付けます。

「先月のA社との打合せで、決まったことを教えてください」のように、AIに探させます。

指示書は、AIに最初に読ませる文書です。「してよいこと」「してはいけないこと」「迷ったら止まって聞くこと」の3つに分けて書きます。迷ったときに止まる、という1行があると、AIの暴走を防げます。

お客様の個人情報は、置く場所と、AIに読ませる範囲を、分けます。読ませたくない箱は、AIの読み取りの範囲から、外します。社員が増えたら、誰がどの箱を見られるかも、決めておきます。

特別な道具は、要りません。普通のフォルダでも、置き場所と名前の付け方の決まりがあれば、AIは探せます。決まりが続かない場合は、毎週金曜に、10分だけ整理する時間を取ります。

記録は、置いて終わりではなく、更新し続けることが大事です。打合せのあと、その日のうちに、3行の要点を置きます。3行なら、続けられます。

この手順書があると、新しい社員にも、同じ仕組みを渡せます。何をどこに置くかが書かれているので、教える時間が減ります。社長の頭の中にある決まりが、会社の財産になります。

フォルダの中の箱の名前は、会社の言葉でそろえます。「お客様」「契約」「議事録」のように、社員が普段使う言葉にします。言葉がそろうと、AIにも、人にも探しやすくなります。

ファイル名は、「日付_お客様名_内容」の形にします。たとえば、「20261002_A社_打合せ」のようにします。形を決めておくと、並べたときに、時間の順に見られます。

AIに最初に読ませる指示書は、フォルダの一番上に置きます。「まずこの文書を読んで」と頼むだけで、会社の決まりが伝わります。指示書は、月に1回、見直して更新します。

仕組みができたら、社員に10分で使い方を教えます。「置き方」「探し方」「やってはいけないこと」の3つだけで足ります。使う人が増えるほど、記録が増え、AIの答えも育ちます。

記録は、入れる習慣がないと、すぐ止まります。打合せの終わりに、3行の要点を入れるのを、会議の最後の項目にします。習慣になれば、記録が自然にたまります。

AIに探させる練習として、「先月の打合せの決定事項を、5つ挙げて」のように、簡単な質問から始めます。答えが合っているかを、元の記録で確かめる習慣も、一緒に作ります。

AIが探した答えは、元の記録で、確かめてください。AIは、似た記録を混ぜて、答えることがあります。また、フォルダのバックアップを、定期的に取ります。壊れたときに、元に戻せます。

会社の記録を置くフォルダを1つ作って、今日の打合せの3行を、置いてみてください。その3行が、会社の第2の脳の、最初の記憶になります。