場面6「AIに任せる範囲を、決めていくとき」 34/36本目

請求書をためてしまう人は、やり方より「やらなきゃ」のストレスを減らす

請求書を出さなければと思いながら、後回しにして、気づけばたまっている。そんな社長は、少なくありません。この記事では、2026年6月21日に僕が紹介した、請求書をためがちな人への対策を、社長向けにまとめます。

ためてしまうのは、意志が弱いからではない

2026年6月21日、僕は、請求書を出すのを後回しにして、ためてしまう人への対策を紹介しました。ためてしまう原因は、やり方が分からないことではありません。やらなきゃと思うこと自体が、ストレスになっているのです。意志が弱いからだと責める必要は、ありません。

そのとき紹介したのが、手書きの納品書から、請求を出す作業を、AIで自動化する取り組みです。紙の納品書を、写真で撮って、AIに読ませ、請求の下書きにする流れです。入力の手間が減ると、「やらなきゃ」の重さが、軽くなります。

請求書を出す作業は、いくつかの小さな作業の集まりです。「納品書を探す」「金額を確かめる」「入力する」「送る」の4つです。どの作業で、いちばん気が重くなるかを分けると、AIに任せる場所が見えてきます。

ここからは、社長が自分の仕事で試す手順の提案です。

出していない請求書が、いくつあるかを、数えます。数が分かるだけで、漠然とした不安が、小さくなります。

「探す」「入力する」「確認する」のうち、いちばん気が重い作業を、1つ選びます。

入力が重いなら、納品書の写真をAIに読ませて、表に起こさせます。確認が重いなら、AIに、金額の合計を計算させます。

AIが作った下書きは、金額と宛先を、人が確かめてから出します。請求書は、お金に関わる書類だからです。

ためない仕組みとして、毎日10分、請求書の時間を決めるのがおすすめです。納品したその日のうちに、写真を撮って、AIに渡します。たまる前に流せば、重い作業になりません。

「今日はやりたくない」という日があっても、写真を1枚撮るだけならできます。最初の1歩を、小さくします。1歩目が動けば、その後は、自然に進む場合が多いです。

手書きの文字は、読み間違いが起きます。特に、数字は、1と7、0と6のように、似た字が多いです。金額は、元の納品書と並べて、1件ずつ確かめてください。

請求の日付は、取引先との約束です。月末締めなど、決まりがあるなら、その日の3日前に、リマインダーを入れます。AIや道具に、通知を出してもらうと、忘れにくくなります。

納品書の写真は、明るい場所で、真上から撮ります。斜めだったり、影が入ったりすると、AIが読み間違えやすくなります。撮ったらすぐ、文字が読めるかを画面で確かめます。

取引先によって、請求の形が違う場合があります。取引先ごとに、請求書の型を作っておくと、毎回の入力が減ります。型は、AIに「この取引先向けの型を作ってください」と頼むと、下書きができます。

請求書を送ったら、日付と相手を、表に記録します。入金の予定日も一緒に書くと、あとの確認が楽になります。記録があれば、「出したかどうか」の不安が減ります。

請求のあとの入金確認も、重い作業になりがちです。通帳の動きを、AIに読ませて、請求の表と照らし合わせる方法があります。合わない所だけを、人が確かめると、時間が短くなります。

請求書を後回しにする理由を、3つ書き出します。「金額の確認が面倒」「宛先を探すのが面倒」のように、具体的に書くと、対策が見えます。理由が分かれば、AIに任せる作業を選べます。

請求書を出せた日は、自分を褒めます。小さな成功を、記録に残すと、翌日も続きやすくなります。気持ちの面から支えるのも、仕組みの一部です。

請求の締め日、送る方法、確認の担当を、1枚に書いて残します。ルールが文書になると、社員にも任せやすくなります。任せられる形にすると、ためる原因がひとつ減ります。

請求書1枚にかかる時間を、1度測ってみます。写真を撮るのが1分、AIの下書きの確認が3分、送るのが1分と分かれば、「5分で終わる」と見通せます。見通しがつくと、後回しにする気持ちが、少しやわらぎます。

お客様の名前や、金額が入った書類を、AIに読ませるときは、使っている道具の取り扱いを確かめます。社外に出せない情報は、伏せるか、使わない選択もあります。最終の送付は、人の手で行うのがおすすめです。

出していない請求書の数を、今日、数えてみてください。数が分かれば、AIに任せる作業も、決められます。