APIがない道具は、CSVの一括取込から始める。毎日の手作業を月1回にまとめる

予約投稿やお知らせを、毎日1件ずつ手で作って貼っている。そんな作業が、社長の時間を静かに奪っていないでしょうか。この記事では、2025年10月8日に僕が整理した、手作業からCSVの一括取込へ移る第一歩を、社長向けにまとめます。

1件ずつ手で貼っていた

2025年10月8日、僕は、投稿を1件ずつ手で作成して貼り付けていた作業を見直しました。毎日の作業は、小さくても積み重なると大きな負担になります。そこで、まず「手作業のままAIに手伝わせる」ところから始めると決めました。

最初の段階は、CSVで一括取り込み

自動化は、段階を踏んで進めることにしました。第1段階は、業務の道具のCSV一括取込で、予約投稿をまとめて入れる形です。つなぐための窓口（API）が使えない道具でも、CSVという表の形式なら、一括で取り込める場合があります。これが、APIなしでできる第一歩でした。この形にすると、毎日の作業を、月に1回のまとめ作業にできる見込みが立ちました。

その先は、つなぐ道具で自動にする

第1段階のあとは、n8nやMakeのような、道具同士をつなぐ道具で、自動化を進める考えでした。つなぐ道具は、接続の部品が揃っているのが強みです。当時の僕は、海外の業務システムは、ほぼ窓口が公開されていると見ていました。窓口がない道具は、これから厳しくなるとも考えていました。ただ、窓口の有無にかかわらず、CSVで一括取込できる道具なら、今日から動けます。

自分の仕事で試す手順

ここからは、社長が自分の仕事で試す手順の提案です。

1. 毎日の手作業を1つ選ぶ

毎日1件ずつ作っている物を1つ選びます。投稿、お知らせ、連絡のひな形など、同じ形をくり返す物がおすすめです。

2. 取込の形式を調べる

その道具が、CSVの取込に対応しているかを、案内ページで確かめます。取込用の見本のファイルを、ダウンロードできる道具もあります。

3. 表にAIで下書きを並べる

見本のファイルの列に合わせて、AIに1か月分の下書きを表で作らせます。列の名前と順番は、見本のとおりに頼みます。

4. 少ない件数で取り込んでみる

最初から1か月分を取り込まず、3件だけで試します。表示が崩れていないか、日時が合っているかを、画面で確かめます。

月1回の作業日を決める

毎日の作業を月に1回にまとめるには、作業日を決めておくのがおすすめです。月末の午後のように、予定として固定します。その日に、翌月分の下書きをAIと作り、確認して、取り込みます。

文字化けと日付のつまずき

CSVを扱うときは、文字化けと日付の書き方で、つまずくことがあります。文字化けは、保存するときの文字コードを確かめると直る場合が多いです。日付は、道具が求める書き方に、そろえる必要があります。見本のファイルの書き方を、そのまままねるのがおすすめです。

よくある疑問：手でやるほうが早くないですか

件数が少ないうちは、手でやるほうが早いこともあります。ただ、毎日続く作業は、1年で300回を超えます。1回5分でも、積み上げると25時間です。まとめ作業にすると、その時間を、お客様と話す時間に回せます。

取り込んだあとの確認

取り込みが終わったら、予約の一覧を開いて、件数と日時が表と合っているかを見ます。数件だけ中身を開いて、文面が崩れていないかも確かめます。確認の手順をメモに残しておくと、翌月は10分で済みます。

件数が少ないうちの試し方

最初の1回は、5件ほどの小さな表で試します。取り込んで、画面の表示を確かめ、問題がなければ、翌月から件数を増やします。いきなり大量に入れると、間違いに気づくまでに時間がかかります。

列の意味を、表の先頭に書く

取り込み用の表は、先頭の行に、列の名前を書きます。名前が道具の指定と違うと、取り込みが止まります。道具の見本の表から、列の名前をそのままコピーするのがおすすめです。

月末の作業日を、カレンダーに入れる

まとめ作業は、決めた日を逃すと、手作業に逆戻りします。月末の午後の1時間を、カレンダーに先に入れます。その日は、他の予定を入れないと決めておくと、続きます。

表のひな形を、残しておく

1回作った表は、ひな形として残します。翌月は、日付と文面だけを変えれば、すぐ使えます。ひな形の置き場所を決めて、社員にも伝えておくと、担当者が変わっても続きます。

取り込んだあとの手直し

取り込んだ予約は、あとから個別に直せる道具が多いです。表を作り直さなくても、画面で1件ずつ修正できるかを、先に確かめておきます。直しやすい道具だと、一括取り込みの安心感が上がります。

慣れたら、列を増やす

最初は、日時と文面の2列だけで始めます。慣れてきたら、画像や、リンクの列を足します。列を増やすたびに、3件の試し取り込みを入れて、崩れがないかを確かめます。

気をつけること

取り込む前に、元の表の控えを残します。間違えて取り込んだときに、元に戻す作業が楽になります。また、お客様の個人情報が入った表は、AIに渡す前に、名前や連絡先を伏せてください。

今から始める社長へ

毎日やっている作業を1つ選んで、取込の形式を調べてみてください。手作業を月1回にまとめる第一歩は、案外、表1枚から始まります。