手作業を頑張りすぎる人は、喋りながらやった作業を文字にして手順書にする

毎日の作業を、こつこつ手作業でこなしている。頑張っているのに、なかなか楽にならない。そんな状態に、心当たりはありませんか。この記事では、僕が2026年の3月と4月に、講座の受講生へ勧めた、作業を手順書にして自動化の入口を探すやり方を、社長向けにまとめます。

手作業を、頑張りすぎていた

2026年3月24日、僕は、講座の受講生に、あることを勧めました。受講生が、手作業を頑張りすぎていたからです。自動化には、「自動化したい」という最初の思いと、「ここは自動化できる」と気づくための引き出しが必要です。この2つがないと、始まりません。

作業しながら、喋る

僕が勧めたのは、作業しながら喋った内容を、文字起こしして、AIで手順書にすることです。さらに、その手順書を見せて、自動化できる所を、AIに聞くよう勧めました。自分では気づかない、自動化の入口が、見つかります。

説明を、文字起こしで渡す

4月6日には、別の受講生に、解説動画の文字起こしを、AIエージェントに読ませる方法を勧めました。足りない所は、AIに調べさせて、ワークフローやスキルにします。その受講生は、クラウド会計にAIをつなぐとき、データが消えないかを心配していました。やりたいことの説明を、文字起こしで渡して、AIに実現してもらうのが、早いと伝えました。

自分の仕事で試す手順

1. 作業を、いつも通りに行う

自動化したい作業を、いつも通りに行います。そのとき、スマホで録音を始めておきます。

2. 作業しながら、声に出す

「今、この画面を開いて、この数字をコピーして」のように、やっていることを、声に出して実況します。

3. 文字にして、手順書にする

録音を文字にして、AIに「手順書にしてください」と頼みます。番号つきの手順になります。

4. 自動化できる所を、聞く

手順書をAIに見せて、「この中で、自動化できる所はありますか」と聞きます。繰り返しの部分や、コピーして貼る作業が、候補です。

実況は、短い方がよい

実況は、10〜15分の作業を、1回分だけ録れば足ります。長すぎると、文字起こしが膨大になり、整理が大変です。繰り返し行う作業のうち、1回分だけを、丁寧に録るのがコツです。

自動化の最初の一歩は、小さく

自動化は、最初から大きく狙わず、1つの手順だけを自動にするところから始めます。うまくいったら、次の手順に広げます。小さな成功を積み重ねると、自動化の引き出しが、少しずつ増えていきます。

データの消失が心配なとき

大事なデータを扱う作業の自動化では、データが消えないかを心配する人もいます。試すときは、コピーしたデータで行い、元のデータは、そのまま保管しておきます。安全な試し方を、先に決めておくのがおすすめです。

よくある疑問：手順書があれば、自動化できますか

手順書があれば、自動化の候補が見つかります。ただ、実際に自動にできるかは、使う道具によります。AIに「この手順は、どの道具で自動にできるか」を、聞いてみてください。

手順書の読み方

できあがった手順書は、自分で、その通りに操作してみます。抜けていた手順や、順番の間違いが見つかります。その場で直して、改訂した日付を書いておきます。手順書を使って、他の人が同じ作業をできるかも、確かめてください。

自動化できる作業の見つけ方

自動化の候補は、同じ作業を何度も繰り返す部分、コピーして貼る部分、決まった条件で判断する部分です。手順書の中で、これらに当てはまる所に、印をつけます。印をつけた所から、1つだけ選んで、自動化の試作を作ります。

引き出しを増やす

自動化の引き出しは、人の事例を見ることでも増えます。講座や、仲間の話から、「こんなことも自動にできるのか」と知ることが、第一歩です。学んだ事例は、メモに残して、自分の作業に当てはめて考えます。

手順書のしまい場所

手順書は、社員が探しやすい場所に、作業の名前をつけて保管します。更新したら、日付を書き換えます。古い手順書は、別の場所に移して、混乱を防ぎます。

手順書から、教育に使う

できた手順書は、新しい社員の教育にも使えます。実際の作業の声から作られているので、現場の言葉で書かれています。教える側の負担も、減ります。

実況に慣れるコツ

最初は、声に出すのが恥ずかしく感じます。1人の部屋で、小さな声で、3回ほど繰り返すと、慣れてきます。上手に話す必要はありません。やっていることを、そのまま口にするだけで十分です。

気をつけること

実況の録音には、お客様の名前や、数字が入ることがあります。文字にする前に、録音を共有しないようにし、文字にしたあとは、個人情報を伏せてからAIに渡してください。

今から始める社長へ

今日、いちばん繰り返している作業を1つ、声に出しながら、やってみてください。その録音が、自動化の最初の設計図になります。