AIの略語や造語が分からないときは、社長の言葉に合わせさせる決まりを作る

AIの報告を読んでいて、知らない略語が次々に出てくる。AIが勝手に付けた呼び名や記号の分け方が、何を指しているのか分からない。そんなとき、自分の勉強不足だと思って、こっそり調べていませんか。僕も2026年の夏、AIの略語や造語に悩まされていました。そこで考え方を逆にした話と、言葉の決まりを作る段取りを書きます。

略語と造語が、記憶に残らなかった

AIに仕事を任せていると、報告の中に英語の略語が出てきます。AIが独自に名前を付けた言葉や、AIなりの記号での分け方も出てきます。ところが、その略語や造語が、僕の記憶にまったく残らないのです。

次に出てきたときには、何だったか思い出せない。報告を読むたびに、言葉の意味を確かめるところから始まってしまいます。そのとき僕がAIに伝えたのは、英語の略は日本人の僕には理解できない、ということでした。

判断のじゃまになっていた

困ったのは、覚えられないことだけではありませんでした。AIの独自の言葉や記号の分け方が分かりにくいと、それが判断のノイズになるのです。

社長の仕事は、AIの報告を読んで、進めるか止めるかを決めることです。その報告が分からない言葉だらけだと、肝心の判断に頭が回りません。内容ではなく、言葉の読み解きに力を使ってしまう。これでは、AIに任せた意味が薄れてしまいます。

言葉を合わせるのは、AIの側だった

そこで僕は、考え方をひっくり返しました。社長がAIの言葉に合わせるのではなく、AIが社長の言葉に合わせる。むしろ僕の言葉に合わせるのが筋だ、僕がボスなのだから。そう伝えました。

具体的には、AIに英語の略称を使わせず、正式な名前で書かせると決めました。そして、その決まりを手順書に書き込みました。AIが毎回作業の前に読む手順書に入れておけば、その都度言わなくても守られます。社長の言葉に合わせて書くこと。これを、AIに任せるときの決まりの一つにしたのです。

今日から真似できる手順

言葉の決まりは、次の順で作っていけます。手順書の置き方は道具ごとに違い、画面も変わるので、一覧の作り方と書き込み方の考え方に絞ります。

1. 分からなかった言葉を書き留める

まずは、AIの報告で引っかかった言葉を、メモに書き留めていきます。英語の略語、AIが付けた呼び名、記号での分類など、一瞬でも「これ何だっけ」と思った物はすべて対象です。1週間も続けると、AIがよく使う分かりにくい言葉の一覧ができあがります。

2. 自分ならどう呼ぶかを横に書く

一覧の言葉の横に、自分ならどう呼ぶかを書きます。例えば、英語の略語なら正式な名前や日本語の言い方。AIが付けた呼び名なら、社内でふだん使っている言い方。言い換えが思いつかない言葉は、AIに「この言葉を、社長が一度で分かる日本語にするなら何か」と聞けば候補を出してくれます。

3. 決まりを手順書に書き込む

AIが作業の前に読む手順書やメモに、次のような決まりを書き込みます。

• 英語の略語は使わず、正式な名前か日本語で書く
• AIが独自に付けた呼び名や記号の分類を、報告に使わない
• どうしても専門の言葉を使うときは、最初に一言で説明を添える
• 下の言い換えの一覧に従う

言い換えの一覧も、そのまま手順書に貼っておきます。

一覧は、左にAIが使いがちな言い方、右に自分の言い方を並べるだけの簡単な物で十分です。例えば、こんな形です。

• 英語の略語 → その正式な名前、またはふだん社内で使う日本語
• AIが作業に付けた呼び名 → 「お客様への返信」「月末の集計」のような、仕事の中身が分かる言い方
• 記号での分類 → 「急ぎ」「今週中」「いつでもよい」のような、ふつうの言葉

手順書の決まりは、短く言い切る形で書くのがコツです。「なるべく略語を避けてください」のような柔らかい書き方より、「略語は使わない」と書くほうが、AIは迷わず守ります。決まりの数も、最初は3つか4つに絞ります。多すぎると、どれが大事なのかがぼやけてしまいます。

この一覧は、AIのためだけの物ではありません。新しく入った社員が社内の言葉を覚えるときの、ちょっとした用語集にもなります。人とAIが同じ一覧を見て、同じ言葉で話す。そうなると、報告を読むときの引っかかりが目に見えて減ります。

4. 報告で守られているか、ときどき確かめる

決まりを書いても、AIが少しずつ元の言い方に戻ることがあります。報告の中にまた分からない言葉が出てきたら、その言葉を一覧に足して、手順書を直します。ここでも、社長が言葉を覚えて合わせる必要はありません。直すのは手順書の側です。

気をつけること

• 分からない言葉が出てきても、自分の勉強不足だと思い込まない。分かりにくい書き方をしているのはAIの側
• 社員がAIの報告を読む場合は、社員にとっても分かる言葉かどうかを確かめる
• 言い換えの一覧は、社内で共有しておく。人とAIで同じ言葉を使えるようになる
• 決まりを書き込んだ後も、AIが新しい言葉を作ることはある。見つけたらその場で「この言葉は使わないで、こう書いて」と伝え、一覧に足す
• 社外の人に見せる文書をAIに書かせるときは、相手の言葉に合わせる決まりを別に書く。社内の呼び方がそのまま外に出ないようにする
• 一般によく知られた言葉まで無理に言い換えると、かえって読みにくくなることがある。迷ったら「自分が一度で分かるか」で決める

今から始める社長へ

AIの言葉が分からないとき、社長が勉強して追いつく必要はありません。AIに、社長の言葉で書かせればいいのです。

言葉の決まりを1つ作るだけで、報告を読む時間が判断に使えるようになります。主役は社長です。言葉の主導権も、社長の側に置いておきましょう。