録音するだけで、顧客管理に記録が貼られる状態に近づける

打合せのあと、内容を顧客の記録にまとめるのが面倒で、後回しにしてしまう。現場の人は、パソコンを触らないので、記録や書類仕事ができない。そんな悩みはありませんか。この記事では、僕が2026年の5月と6月に取り組んだ、録音を顧客管理につなぐ仕組みを、社長向けにまとめます。

録音を自動で貼りたい、半年越しの願い

打合せの録音を、顧客管理や営業日報に自動で使いたい。僕は、これを半年前から考えていました。2025年の年末には、Notionを経由して試しましたが、手動の作業が面倒でした。そこで2026年5月26日、Nottaの録音を、Zapierを使って、顧客管理の仮の顧客に自動で貼り付けるところまで作りました。

顧客ごとの振り分けは、まだ途中

録音を貼るだけなら、できました。難しいのは、どの顧客の録音かを、振り分けることです。僕は、カレンダーの予定の時刻と、録音の時刻を結びつければ、顧客を特定できると考えました。ただし、この時点では、振り分けの流れは、まだ思うように動いていません。録音するだけで貼られる状態に、近づいた段階でした。

パソコンを触らない現場への提案

2026年6月11日、懇親会で聞いた、経営者の困りごとが、きっかけでした。パソコンを触らない現場の人は、記録や書類仕事ができない、という話です。僕は、録音、文字起こし、顧客管理への記入、提案文づくりまでを、自動で行う仕組みを考えました。移動中のバスの中で、AIに提案書を作らせています。現場の人は、録音しておくだけです。AIとシステムが、記入と提案文づくりまで進める形を、提案できました。

自分の仕事で試す手順

1. 記録が必要な場面を、1つ決める

商談、電話、現場の確認など、記録が必要な場面を、1つ選びます。最初から全部を対象にしません。

2. 録音と文字起こしの道具を決める

スマホの録音機能や、文字起こしのサービスから、使う道具を決めます。普段使っている物から選ぶと、続けやすくなります。

3. 録音の文字を、1か所に集める

文字起こしの結果が、1か所に集まるようにします。手動でも構いません。まず、集める場所を決めてください。

4. 顧客ごとの記録に、貼る

集めた文字を、顧客ごとの記録に貼ります。最初は手で貼り、慣れたら、つなぐ道具で自動にします。

現場の人に、負担をかけない

現場の人に求めるのは、録音のボタンを押すことだけにします。ほかの作業が増えると、続きません。録音を始める合図と、終える合図を、決めておくのがおすすめです。

顧客の特定の工夫

録音がどの顧客のものかは、予定表の時刻と、録音の開始時刻で、結びつけられます。予定表に、顧客の名前を入れておくことが、前提です。合わない場合は、録音の最初に、顧客の名前を言ってもらうのも手です。

よくある疑問：録音して問題ありませんか

録音するときは、相手に伝えて、了解を得てください。社内の取り決めも、先に作っておきます。文字起こしに残る個人情報の扱いも、会社の決まりで管理します。

録音から、提案文までの流れ

録音が文字になったら、その内容から、提案文のたたき台を作れます。AIに「この打合せの内容から、お客様への提案文を、3つの段落で書いてください」と頼みます。僕は、移動中のバスの中で、この流れを試し、提案書を作らせました。たたき台ができれば、人は、手直しと確認に集中できます。

営業の報告書の代わりにする

営業日報を書く時間が取れない会社には、録音の文字起こしを、日報の代わりにする使い方があります。2026年6月には、スマホの無料の録音機能で、商談を録音して文字にし、日報の代わりにしました。書く作業が、録音する作業に置き換わります。忘れてもよい環境を作るのが、狙いです。

振り分けが難しいときの代案

自動の振り分けがうまくいかない時期は、手動を一部残します。録音の文字を、一度、共通の置き場に集めて、担当者が顧客ごとに振り分けます。手動でも、文字になっているだけで、探す手間は大きく減ります。自動化は、段階を踏んで進めるのがおすすめです。

録音を、残す期間のルール

録音と文字起こしは、いつまで残すかを、先に決めておきます。商談の記録として、必要な期間だけ残し、期限が来たら消す決まりにします。残す期間が決まっていれば、個人情報の管理もしやすくなります。決まりは、社内の人にも共有しておきます。

小さな1週間の試し方

最初の1週間は、自分の打合せだけを録音し、文字にして、顧客の記録に手で貼ります。その作業にかかった時間を測っておくと、自動化したときの効果が分かります。手作業の1週間が、あとで自動にする部分を決める、いちばんの材料になります。

気をつけること

自動で貼られた記録は、間違った顧客に入ってしまうことがあります。最初の数週間は、人が確認する流れを残します。確認を省くのは、安定してからにしてください。

今から始める社長へ

まず、次の打合せを、1回だけ録音してみてください。文字にして、顧客の記録に貼る。その手作業が、自動化の最初の設計図になります。