場面4「やったことを、残して引き継ぐとき」 17/27本目

打合せの動画をAIに見せて、文字つきの操作マニュアルを作る

新しい社員に、操作を教えるたびに、同じ説明を繰り返している。マニュアルを作りたいけれど、書く時間がない。そんな悩みはありませんか。この記事では、僕が2025年の7月に考えた、動画からマニュアルを作るやり方を、社長向けにまとめます。

操作マニュアル作りの、手間

2025年7月、僕は、操作マニュアルを作る手間に困っていました。画面を撮り、説明を書き、順番に並べる作業は、時間がかかります。そんなとき、Geminiに動画をアップすると、文字起こしつきのマニュアルが作れると知りました。打合せの動画があれば、それがそのまま、マニュアルの材料になります。

僕が考えたのは、こういう流れです。打合せの動画をAIに見せて、文字のマニュアルにする。そのマニュアルを、読み上げの音声と組み合わせて、動画のマニュアルにする。この流れなら、20〜30本は、楽に作れると見込みました。1本ずつ手で作るより、流れを決めて、同じ手順で量産する発想です。

社員に操作を教える場面や、打合せで操作を説明する場面を、画面録画で撮ります。話しながら操作する様子が、そのまま材料になります。

録画した動画をAIにアップして「操作の手順を、番号つきでまとめてください」と頼みます。画面で何を押したかも、書き出してもらいます。

AIが作った手順を、実際に操作しながら読み合わせます。抜けている手順や、画面の名前の間違いを直します。

手順がそろったら、読み上げの音声をつけて、動画にします。文字だけで足りる場面は、文字のまま共有します。

すべてを動画にする必要はありません。よく使う操作や、間違えやすい操作だけを、動画にします。そのほかは、文字のマニュアルで十分です。

作ったマニュアルは、社員がすぐ開ける場所に置きます。名前は「操作名＋日付」のように、探しやすい名前にします。画面が変わったら、古いマニュアルに「更新が必要」と書いておくのがおすすめです。

話し方が下手でも、AIが文字にして整えてくれます。気になる言い間違いは、文字のマニュアルで直せます。動画の声が聞き取りにくいときは、マニュアルに文字を足して補います。

画面が変わるたびに、動画を撮り直すのは大変です。変わりやすい部分は、文字のマニュアルにして、安定した部分だけ動画にします。そうすれば、更新が必要になっても、直す範囲が小さく済みます。

マニュアルを量産するには、流れを1枚の紙にまとめておくと便利です。「録画する、AIに見せる、手順を出す、人が確かめる、配る」の5つの段階を、順番に書きます。担当者が変わっても、この1枚があれば、同じ品質で作れます。段階ごとに、誰がやるかも書いておくと、抜けが減ります。

動画を読めるAIは、いくつかあります。最初は、動画のアップロードに対応した、普段使っているAIで試すのがおすすめです。動画が長すぎると、読み込めないことがあります。その場合は、5〜10分ごとに区切って、アップします。区切った動画ごとに手順を出させて、あとで1つにまとめる方法もあります。

マニュアルが増えると、書き方がバラバラになります。「ボタンの名前は、鉤括弧で囲む」「1つの手順で、操作は1つだけ」のような決まりを、AIへの指示に入れておきます。決まりをそろえておくと、どのマニュアルを開いても、同じ読み心地になります。

画面が変わって使えなくなったマニュアルは、消さずに、置き場の別の場所に移します。どの時期の画面だったかが分かるように、日付を残しておきます。あとで、画面が元に戻ったときや、古い版を使っている人が出たときに、役立ちます。

新しい社員が入ったら、最初の1週間は、このマニュアルを見ながら操作してもらいます。つまずいた所を聞いて、マニュアルを直します。新人の質問が、そのまま、マニュアルの改善点になります。質問を溜めておくと、次の新人の教育が、さらに楽になります。

動画には、お客様の名前や、社外に出せない画面が映り込むことがあります。AIにアップする前に、映り込みを確認してください。また、マニュアルは、実際に操作して確かめてから、社員に配るのがおすすめです。

まず、いつもの操作の説明を、1回だけ録画してみてください。その動画を、AIに見せるところから、マニュアル作りが始まります。