記録の置き場が重くて検索できない時は、軽い文字のファイルに切り替える

メモや資料をためていくうちに、記録の道具が重くなって、検索しても出てこない。そんな経験をしたことはありませんか。せっかくためた記録が、取り出せなくなってしまうのは、大きな損失です。この記事では、僕が2026年の2月に、記録の置き場を切り替えた経緯と、その考え方を、社長向けにまとめます。

4GBほどになって、動かなくなった

2026年の2月、僕は記録の置き場を切り替えました。それまで使っていたのはEvernoteで、その後Notionへと移ってきました。ところが、Evernoteに大量に入れたところ、4GBほどになって動かなくなってしまったのです。検索も重く、中身を取り出せなくなりました。僕の言葉でいえば「4GBぐらいになって動かなくなっちゃったんだよ」です。記録は残しているのに、使えない。これが一番の悩みでした。

軽い文字のファイルなら、大量でも困らない

切り替え先は、Obsidianです。中身が、マークダウンという軽い文字のファイルなので、大量に入れても、検索や引っ越しに困りません。文字のファイルは、どんな道具でも読めます。将来、また別の道具に移りたくなっても、ファイルをそのまま持っていけます。

道具だけの魅力より、AIとの組み合わせ

正直に言うと、Obsidian単体には、魅力をあまり感じませんでした。AIと組み合わせて、はじめて生きる道具だと考えています。軽い文字のファイルで記録がたまっていれば、AIがそれを読みやすいのです。記録の置き場を選ぶ基準が、人が見やすいかだけでなく、AIが読みやすいかにも広がった、ということです。

自分の記録を整理する手順

1. いまの置き場の、困りごとを確かめる

重い、検索できない、取り出せない、容量がいっぱい。どの困りごとがあるか、書き出します。困りごとがはっきりすると、切り替えの必要性が分かります。

2. 試しに、一部だけ移してみる

全部を一度に移さず、1つのテーマの分だけを、文字のファイルにして試します。移した後に、検索できるか、読めるかを確かめます。

3. 元の置き場は、すぐに消さない

移し終えて問題がなければ、元の置き場は、しばらくそのまま残します。万一、移行で抜け落ちた記録があっても、元に戻れる状態にしておくのがおすすめです。

4. AIに読ませて、使えるか試す

移した記録を、AIに読ませて、質問してみます。「去年の春に決めたことは何か」のような質問に、答えられるかを見ます。

移すのは、重くなってからで遅くない

記録の道具が重くなっていないなら、無理に移す必要はありません。僕が切り替えたのは、動かなくなるほど重くなったのがきっかけでした。今の道具で困っていないなら、そのまま使い続けてかまいません。困りごとが出たときに、この選択肢を思い出してください。

よくある疑問：文字のファイルは、画像や表が扱えますか

文字のファイルでも、画像は、別のファイルとして一緒に保存できます。表は、簡単なものなら文字だけで書けます。複雑な表は、別の道具で作ったものを、そのまま添えておく形が現実的です。全部を1つの形式にそろえようとせず、読み返せる形で残すことを優先してください。

切り替えの1週間の進め方

切り替えは、1週間くらいかけて、少しずつ進めるのがおすすめです。初日は、困りごとを書き出します。2日目は、試す1テーマを決めます。3日目と4日目で、そのテーマの記録を移します。5日目に、検索して読めるかを確かめます。残りの日で、AIに読ませて質問してみます。急いで全部を移さないことが、失敗しないコツです。

記録の名前のつけ方

文字のファイルにしたら、ファイルの名前のつけ方を決めておくと、検索が楽になります。「日付_お客様名_内容」のように、順番を決めて、毎回同じ形でつけます。名前に日付を入れておくと、時間の順に並べられます。名前の規則を紙に書いて、社内で共有しておくと、誰が作った記録でも探しやすくなります。

軽い記録に切り替えるメリットの、おさらい

切り替えの利点を、あらためて整理します。1つ目は、重くならないことです。文字のファイルは、容量が小さく、大量にたまっても動きます。2つ目は、引っ越しが簡単なことです。ほかの道具に移るときも、ファイルをそのまま持っていけます。3つ目は、AIが読みやすいことです。文字だけの形式は、AIにとっても読み込みやすい形です。この3つが、僕が切り替えた理由のすべてです。

気をつけること

移行の途中で、ファイルが壊れたり、抜け落ちたりすることがあります。作業の前に、元の記録の控えを取ってください。また、お客様の個人情報などが入った記録は、移す先の保管場所の安全性も確かめます。

今から始める社長へ

記録が重くて困っているなら、軽い文字のファイルへ、少しずつ切り替えてみてください。まずは、1つのテーマの記録を10件だけ移して、検索できるかを試すところから始められます。