ホワイトボードの写真2枚で、AIに案件の管理表を作ってもらった

事務所のホワイトボードに、案件の名前と進み具合が書いてある。便利だけれど、外出先からは見られないし、消したら記録も残らない。表の道具に移したいと思いながら、覚えるのが大変で手が付かない。この記事では、僕が2026年の1月に試した「ホワイトボードの写真を渡して、AIに管理表を作ってもらう」やり方と、社長が今日から試せる手順を書きます。

寝る前に頼んだら、朝には完成していた

僕はホワイトボードで案件を管理していました。これをNotionという表の道具に移したかったのですが、Notionは自由度が高い分、覚えることが多く、手が出せずにいました。2026年の1月、寝る前に、作業を代わりにやってくれるタイプのAIのManusへ、Notionの案件管理表の設計と作成を頼みました。Manusは、あらかじめNotionとつないでおきました。朝起きたら、それは完成していました。使った利用枠も、ほとんど減っていませんでした。寝る前に指示して、朝に直しを頼む。これを毎晩回せば、覚える手間なしでNotionを組み立てられると分かりました。

写真2枚を送るだけで作ってくれた

数日後には、もっと簡単な頼み方を試しました。ホワイトボードの写真を2枚送って、「これをNotionにして」と頼んだのです。それだけで、Notionの中に表が作られました。それまでの僕は、Notionで経理の仕組みを作ろうとして、本を何冊も読んでいました。自由すぎて、どう作ればいいのか分からなかったのです。そのとき分かったのは、AIには「やり方を教えてくれる型」と「代わりに作ってくれる型」があるということでした。教えてくれる型は、手順を1から10まで説明してくれますが、手を動かすのは自分です。作ってくれる型は、表の道具の中に入って、代わりに作業してくれます。話すだけで、作るところから使い方の説明書まで作ってもらえる。仕事の進め方が変わった瞬間でした。

今日から真似できる手順

1. ホワイトボードを、そのまま写真に撮る

まず、今使っているホワイトボードを写真に撮ります。きれいに書き直す必要はありません。今の書き方のまま撮るほうが、普段の使い方がそのまま伝わります。文字が読み取れるように、明るい所で、正面から撮ります。

2. 管理表で何をしたいかを、3行で書く

写真と一緒に、管理表で何をしたいかを3行で書きます。「案件ごとの進み具合を一目で見たい」「担当者ごとに絞り込みたい」「締め切りが近い物を上に出したい」のようにです。この3行が、表の作りを決める指示になります。

3. 代わりに作ってくれるAIに頼む

写真と3行を、表の道具とつながったAIに渡して、作ってもらいます。作ってくれる型のAIを使うのがポイントです。教えてくれる型のAIだと、手順の説明が返ってくるだけで、作業は自分に戻ってきます。

4. 朝、できた表を見て直しを頼む

翌朝、できた表を開いて、使いにくい所を書き出します。「進み具合の欄は、3つの段階にして」「完了した案件は別の表に移して」。気づいたことを、そのまま直しの指示にします。2〜3回直しを重ねると、自分の会社に合った表になります。

使い方の説明書も一緒に作らせる

表ができたら、使い方の説明書もAIに作ってもらいます。「この表の使い方を、社員向けに1枚で説明して」と頼めば、どこに何を書くのかをまとめてくれます。ホワイトボードは見れば分かりましたが、表の道具は、使い方をそろえないと人によって書き方がばらばらになります。説明書が1枚あるだけで、そろいます。

寝る前に頼む、という使い方

この体験で一番大きかったのは、寝ている時間を使えることでした。寝る前に頼んでおけば、朝には形になっている。朝は、できた物を見て直しを伝えるだけ。社長の時間を一番使うのは、手を動かす作業です。そこを寝ている間に任せられると、日中は判断と人との仕事に時間を使えます。大きな仕事を頼む時ほど、夜に頼んで朝に確かめる、という順番が合っていました。

ホワイトボードは、すぐに消さない

表ができても、ホワイトボードはしばらく残しておきます。最初の1〜2週間は、両方に同じことを書いて、表の方で困ることがないかを確かめます。表の方が便利だと社員が感じ始めたら、ホワイトボードをやめます。いきなり切り替えると、表に慣れない人が書かなくなり、情報が抜けてしまいます。

気をつけること

AIに表の道具の中で作業させる時は、どこまで触ってよいかを先に決めてください。大事な表がある場所で試すと、意図しない変更が入ることがあります。最初は新しい場所で作らせるのが安心です。写真にお客様の名前や連絡先が写っている場合は、AIに渡してよいかを先に確かめてください。また、AIの道具には利用の上限があります。大きな作業を頼む前に、どれくらい使いそうかを確かめておくと安心です。

今から始める社長へ

覚える時間がないなら、作ってもらえばいい。今は、写真と数行の指示で、表の形までAIが作ってくれます。今夜、ホワイトボードの写真を1枚撮って、寝る前にAIに頼んでみてください。