出張の打合せは録音しておき、帰ったらAIにやることの一覧を作らせる

出張から帰ってきた日の夜。3日間でたくさんの人に会い、たくさんの約束をした。でも、誰に何を返すと言ったのか、細かいところが思い出せない。そんな経験はありませんか。この記事では、僕が2026年の5月に試した、出張中の打合せを録音してAIにやることの一覧を作らせる方法と、社長が次の出張から真似できる手順を書きます。

3日分の打合せを、全部AIに渡した

2026年の5月、3日間の出張に出ました。出張中は、商談や懇親会が続いて、振り返る間がありません。これまでも、細かいやることが漏れていました。そこで、出張中の打合せをGoogleレコーダーで録音して文字にし、帰ってから全部まとめてAIに渡しました。頼んだのは「この中から、僕がやるべきことの一覧を作って」です。出てきた一覧を見て、これは結構いいと感じました。自分の記憶だけでは拾えなかった、小さな約束まで入っていたからです。「自分の必勝AI秘書」として、かなりの部分を任せていこうかと思ったのを覚えています。

誤変換から、的外れなやることも生まれた

ただし、そのまま使えたわけではありません。文字起こしの誤変換から、的外れなやることも混ざっていました。言ってもいないことが、やることとして並んでいたのです。そこは、自分で一覧を見ながら、要るものと要らないものを選んで直しました。AIが拾い、社長が選ぶ。この分担なら、記憶だけに頼るよりずっと漏れが少なくなります。

今日から真似できる手順

1. 打合せの前に、録音してよいかを聞く

まず、相手に録音してよいかを聞きます。「聞き漏らしがないように、録音してもいいですか」と言えば、たいていは了承してもらえます。断られた時は録音せず、終わった直後に自分の声でメモを吹き込みます。

2. 1日の終わりに、文字にしておく

録音は、その日のうちに文字にしておきます。文字にする道具は、録音の道具に付いているもので十分です。3日分をまとめて文字にしようとすると、帰ってからの作業が重くなります。

3. 帰ったら、全部を渡して一覧を作らせる

帰ったら、文字にした全部をAIに渡して、やることの一覧を作らせます。頼む時は「誰に」「何を」「いつまでに」の3つの欄で書いてもらいます。期限が話に出ていないものは、空欄のままにしてもらいます。AIに期限を作らせないためです。

4. 一覧を、自分の目で選び直す

出てきた一覧は、上から順に読み、要るものに印を付けます。話した覚えのないもの、誤変換から生まれたものは消します。最後に残ったものだけを、自分の予定や管理表に移します。

一覧の質を上げる頼み方

一覧の質を上げるために、僕は頼み方に2つのことを足しています。1つは、「相手が誰か分かるように、会社名か役割を書いて」です。名前だけだと、後で見た時に誰のことか分からなくなります。もう1つは、「その話が出た場面を、短く添えて」です。場面が書いてあれば、誤変換かどうかを判断しやすくなります。この2つを足すだけで、選び直す時間が短くなります。

次は、カレンダーやメールともつなぐ

この体験のあと、僕は次の段階として、カレンダーやメールの内容もAIに渡して、やることを自動で拾う計画を立てました。打合せの録音だけでなく、メールやメッセージにも約束は散らばっています。それを1か所に集めて、AIが一覧にする。いきなり全部をつなぐ必要はありません。まずは録音から始めて、効き目を感じてから広げていけば十分です。

録音を文字にする時のこつ

録音を文字にすると、話し言葉のままの、読みにくい文が並びます。そのままAIに渡しても一覧は作れますが、もう一手間かけると質が上がります。文字にした後で「話し手ごとに分けて、言いよどみを消して」とAIに整えさせてから、一覧を頼むと読みやすくなります。また、1つの打合せごとに、ファイルの名前に日付と相手の会社名を入れておきます。3日分を渡した時に、どの打合せの話かが混ざらずに済みます。録音の冒頭で「今日は何日、誰との打合せ」と自分の声で言っておくのも効きます。文字にした時に、その一言が見出しの代わりになるからです。もう1つ、打合せが終わった直後に、自分の声で「今日決まったことは3つ」と吹き込んでおくのもおすすめです。AIが一覧を作る時の目印になり、大事な約束が埋もれにくくなります。

気をつけること

録音には、相手の会社の大事な情報が入ります。録音を置く場所と、AIに渡してよい範囲は、先に決めておいてください。AIの作った一覧は、あくまで下書きです。相手との約束の中身は、最後に自分の記憶や、相手からのメールと照らして確かめてください。懇親会の席など、録音がふさわしくない場面では録音しないでください。

今から始める社長へ

出張で一番もったいないのは、せっかくの約束を忘れてしまうことです。次の出張では、打合せを録音して、帰ったらAIに一覧を作らせてみてください。自分で選び直す10分で、漏れはかなり減ります。